Toolbar
  • Rubrieken

Boekhouding Wiki

Boekhouding Wiki | Boekhouden

13 artikelen

Een factuur is het document waarop de betalingsverplichting van een klant aan een leverancier staat weergegeven. Een factuur die door een bedrijf wordt verstuurd naar een klant moet aan wettelijke eisen voldoen. De volgende gegevens moeten op een factuur staan: 

Het online bijhouden van de boekhouding kent enkele voordelen:  

Voorraadbeheer draait om alles wat te maken heeft met (het beheren van) de goederenstromen in een bedrijf. Er zijn meerdere manieren om een goed toezicht te houden op de voorraad van een bedrijf. Een goed voorbeeld hiervan is de streepjescode. Wanneer een product gescand wordt bij de kassa, weet u precies welk product de winkel verlaat. Aan het eind van de dag kan er een overzicht gemaakt worden van de verkochte producten en kan er bijbesteld gaan worden bij de leverancier. Maar het is niet altijd nodig om met een systeem van streepjescodes te werken. Als u structuur in uw voorraad aanbrengt en dit er ook inhoudt dan weet u wat er aanwezig is in het bedrijf. 

Wat erg belangrijk is omtrent het beheren van voorraden in uw bedrijf is dat u prioriteiten stelt. Welke producten moeten altijd op voorraad zijn? Welke producten moet ik extra bestellen omdat ze vaak verkocht worden? Welke producten hoef ik niet per se vandaag nog te bestellen? Is de voorraad van Product X nog voldoende? 

Kies altijd voor een voorraadbeheermethode die bij u past. We zullen drie methoden van voorraadbeheer bespreken. 

Facturatie is bij een groot deel van de ondernemingen een grote kostenpost. Wanneer u alle kosten optelt die te maken hebben met het verzenden en ontvangen van facturen, dan zult u versteld staan wat dit daadwerkelijk kost. Zo kost het versturen van een factuur via de post voor veel ondernemingen tussen de drie en vijftien euro. Dit geldt ook voor facturen die binnenkomen. Het zijn hierbij niet het papier en de postzegels, maar voornamelijk de loonkosten die zo waar meewegen. Er zijn steeds meer ondernemingen die besparen op de kosten van facturatie doordat zij elektronisch gaan factureren. Dit levert besparingen op die een positieve invloed vertonen op het uiteindelijke bedrijfsresultaat. Wanneer elektronische facturatie wordt toegepast bij een klein bedrijf, dan kunnen er jaarlijks enkele duizenden euro's bespaard worden. Wanneer elektronische facturatie wordt toegepast bij een groter bedrijf, dan kunnen er jaarlijks enkele tonnen en soms wel miljoenen worden bespaard op de kosten van de facturatie. 

In Nederland is het niet verboden om facturen als ongetekende PDF bestanden te verzenden. Het is voor de ontvangers van de facturen dus mogelijk om deze achteraf naar wens aan te passen. Ook zouden oplichters nepfacturen kunnen gaan sturen die voor klanten niet zijn te onderscheiden van de echte facturen. Hierdoor zouden ondernemingen ongewenst betrokken kunnen raken in een fraudezaak. Wat daarom een aanrader is, is om uw facturatie online te laten plaatsvinden wanneer de factuur voorzien is van een gekwalificeerde, elektronische handtekening. Deze handtekening waarborgt de authenticiteit en de integriteit van uw factuur. Wanneer een elektronische handtekening gekwalificeerd is, is het vrijwel onmogelijk om een factuur te vervalsen. Nepfacturen zijn dan duidelijk te herkennen als zijnde valse facturen. 

Er zijn bedrijven die u kunnen helpen om eenvoudig en snel al uw facturen te voorzien van een handtekening. Hierdoor is de veiligheid voor uw online facturatie gegarandeerd. U kunt uw facturen dan ook versturen naar andere landen in de Europese Unie waar elektronische facturen worden toegestaan als zij voorzien van een gekwalificeerde, elektronische handtekening. 

De voordelen van online facturatie: 

Alle zaken die gekocht en verkocht worden en alle betalingen die ontvangen en gedaan worden, dienen te worden bijgehouden. Wanneer dit per bank gebeurd, is het verstandig een bankboek bij te houden. Het bankboek is voor alle ontvangsten en uitgaven die plaatsvinden via de bank. Het bankboek kan worden bijgewerkt aan de hand van alle bankafschriften. Voor elke bankrekening van uw bedrijf, dient een apart bankboek te worden bijgehouden. 

Het voordeel van betalen of ontvangen per bank is dat alles op de bankafschriften te staan komt. U kunt alle transacties dus weer gemakkelijk traceren. Ook is het zo dat het beginsaldo en het eindsaldo vermeld staat op het bankschrift. Bankafschriften zijn ook gemakkelijk te verwerken in de administratie van uw bedrijf. 

Wanneer u de keuze heeft tussen een transactie per kas en een transactie per bank, dan is het verstandig om te kiezen voor de banktransactie. Alle transacties per bank staan namelijk geregistreerd op datum en deze informatie kunt u niet verliezen. Het is vooral handig voor de belastingdienst om overzichtelijke afschriften in te leveren in plaats van een misschien wel slordig kasboek. 

Er zijn enkele programma's die geschikt zijn om het bankboek te maken. Er zijn bedrijven, waar veel bankmutaties plaatsvinden, die hun bankafschriften elektronisch in laten lezen. Met behulp van de banknummers en de omschrijvingen worden alle mutaties op het bankafschrift automatisch gekoppeld aan de debiteuren en crediteuren. Soms is het zelfs mogelijk dat de mutaties nog worden toegekend aan individuele posten. 

Hier kunnen wel wat dingen bij fout gaan. Soms zijn er bedrijven die met een ander bedrijf zowel de relatie van debiteur als van crediteur hebben. Het programma zou hier dan fouten bij kunnen maken. Ook kan er een fout plaatsvinden in de verwerking van verzamelboekingen. Soms komt het voor dat bedragen die automatisch geïncasseerd zijn, niet terecht komen in de kosten. Het is daarom belangrijk het bankboek altijd nog na te lopen om eventuele fouten eruit te kunnen halen.

Alle grootboekrekeningen verzameld wordt het grootboek genoemd. In dit grootboek wordt van alle rekeningen een apart overzicht bijgehouden met daarop de wijzigingen die in een bepaalde periode hebben plaatsgevonden. Het komt vaak voor dat alle wijzigingen worden geregistreerd in dagboeken. Vervolgens worden ze automatisch in het grootboek verwerkt. Wanneer er gekeken wordt naar bepaalde waarden die in het grootboek staan, dan is het mogelijk om de financiële gesteldheid van een bedrijf op een bepaald moment te bepalen. 

Enkele waarden die terug zijn te vinden in het grootboek zijn de volgende:

Afschrijvingen zijn waardeverminderingen. U brengt dan boekhoudkundig de waardedaling van een bedrijfsmiddel tot uitdrukking. Dit gaat dan om de waardedaling in een bepaalde periode. De afschrijving wordt toegepast omdat op die manier de slijtage aan het bedrijfsmiddel kan worden toegekend. Er zijn vele manieren van afschrijven: hieronder worden er twee toegelicht. 

Wanneer u ondernemer bent, dan dient u BTW te betalen. Dit moet gebeuren binnen een bepaald tijdsbestek dat is vastgesteld door de Belastingdienst. Vaak is dit tijdsbestek een kwartaal. Wanneer u meer dan €15.000 per kwartaal dient te betalen, dan is het tijdsbestek doorgaans een maand. Betaalt u per jaar minder dan €1.883 aan BTW, dan is het tijdsbestek soms wel een jaar. 

Wanneer u in een bepaalde periode geen omzet heeft gemaakt, dient u toch aangifte te doen. Wanneer u dit niet doet, dan krijgt u een aanslag voor naheffing binnen voor een geschat bedrag. Eventueel zit hier ook nog een boete bij. 

Wanneer u door bijzondere omstandigheden niet in staat bent om op tijd aangifte te doen, dan kunt u bij de belastingdienst vragen om uitstel van aangifte en betaling. Dit moet dan echter wel zijn ingediend voor de uiterste inleverdatum. Wat absoluut geen reden is voor uitstel, is betalingsproblemen. 

Wanneer u uw BTW aangifte gaat invullen, is het belangrijk om de gegevens te gebruiken die betrekking hebben op prestaties die in Nederland belast dienen te worden. Er zijn verschillende BTW tarieven: 19%, 6% en 0%. Er zijn soms afwijkende percentages van toepassing. Als u het kasstelsel hanteert, dan dient u de BTW die u verschuldigd bent te berekenen over de daadwerkelijk ontvangen bedragen in het aangiftetijdvak. Maakt u gebruik van het factuurstelsel, dan dient u de verschuldigde BTW te berekenen aan de hand van de facturen die u heeft ontvangen en uitgereikt in het aangiftetijdvak. 

De aangifte moet uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het aangiftetijdvak binnen zijn bij de belastingdienst. U moet zorgen dat u de BTW al op de rekening van de belastingdienst heeft staan, wanneer het de laatste dag van de maand is die volgt op het aangiftetijdvak.

Debiteuren zijn klanten (kunnen zowel personen als bedrijven zijn) die nog moeten betalen aan het bedrijf. Dit kan dan gaan om goederen of diensten die door het bedrijf aan de klant zijn geleverd. Alle debiteuren staan aan de linkerkant van de balans. Een bedrijf gaat er tijdens de boekhouding namelijk van uit dat de klanten nog gaan betalen aan het bedrijf. 

Wat erg belangrijk is, is dat u uw debiteurenadministratie goed bijhoudt. Om te beginnen stuurt u dus facturen aan uw klanten. Deze facturen moeten duidelijk zijn, en ze moeten laten zien wat iemand moet betalen, hoeveel er betaald moet worden en wanneer er betaald moet worden. Het is handig om van elke factuur een kopie te bewaren. De factuur moet wel voldoen aan wettelijke eisen. Deze kunt u vinden op de website van de belastingdienst. 

Wat er in ieder geval op een factuur moet staan: 

In elk bedrijf zijn er zaken die gekocht dienen te worden en/of betalingen die ontvangen worden in de vorm van contant geld. Elke handeling die te maken heeft met contant geld moet dan ook worden opgenomen in een kasboek. Het gaat hier dan bijvoorbeeld om facturen, kassabonnen en kwitanties. Om het bedrag aan BTW in mindering te mogen brengen als vooraftrek bij de aangifte van uw omzetbelasting is het noodzakelijk dat op elke factuur en/of kassabon die u indient het BTW bedrag vermeld staat. 

Alle ontvangsten van uw afnemers die u contant ontvangt, dienen te worden opgenomen in een kasboek. Per klant dient u een kopie van de factuur, kassabon of kwitantie toe te voegen aan uw kasboek. Als u een winkel runt waar veel contante betalingen plaatsvinden, dan zijn de regels weer iets anders, maar het is verplicht om een kopie van de dagontvangsten toe te voegen aan het kasboek. 

Wanneer u geld stort uit uw kas naar een bankrekening of wanneer u geld van uw bankrekening afhaalt en in uw kas stopt, dan moet u het kopietje dat u van de bank ontvangt in uw kasboek bijvoegen. Wanneer uw klanten bij u pinnen, of u betaalt per pin, dan horen deze uitgaven niet thuis in het kasboek, maar in de bankadministratie. 

Het is verstandig om het kasboek dagelijks bij te houden. Zo is het kasboek altijd up to date en komt u er niet na enkele weken achter dat u bonnetjes mist. Wanneer u het kasboek pas na langere tijd gaat bijwerken en u mist enkele bonnetjes dan krijgt u een negatief kassaldo. Eigenlijk is dit niet mogelijk, want u kunt niet meer uitgeven dan dat u binnen heeft gekregen, maar u kunt het tekort niet verantwoorden vanwege de ontbrekende bonnetjes. Wanneer de belastingdienst uw zaak gaat controleren, dan is het kasboek een heikel punt. Wanneer er een negatief kassaldo is, dan kan dit ook betekenen (in de ogen van de belastingdienst dan) dan uw bedrijf niet alle inkomsten heeft opgegeven (wat dan weer illegaal is).

Een journaalpost is een term die afkomstig is uit de boekhouding. Journaalposten worden gebruikt om financiële gebeurtenissen vast te stellen. Deze financiële gebeurtenissen dienen te worden gedebiteerd en te worden gecrediteerd. Een journaalpost geeft aan wat er gewijzigd wordt en voor welk bedrag in een grootboekrekening. Een journaalpost betreft dus het saldo van de transacties, dat moet worden overgezet naar de grootboekrekening. Door de toenemende automatisering wordt deze tussenstap eigenlijk overbodig. In het grootboek wordt tegenwoordig van alle transacties direct een verantwoording geboekt. In een nieuwe opvatting is een journaalpost dan ook een verantwoording van de manier waarop de transacties in een grootboek voorkomen en hoe ze samenhang vertonen met andere transacties. 

Aan de debetzijde van een balans vindt u onder andere de gebouwen, de machines, de debiteuren, de goederen en het kassaldo terug. Aan de creditzijde van een balans vindt u onder andere het eigen vermogen, de openstaande leningen en de crediteuren terug. 

Elke weergave van de verantwoording van een transactie heeft een gelijk aandeel aan de debetzijde en de creditzijde. Alle verantwoordingen omtrent transacties die plaatsvinden worden in een journaalpost bijeengebracht. Zij kennen het eerder genoemde boekhoudkundige evenwicht aan de debetzijde en de creditzijde. 

Maar wat is een transactie dan precies? Eigenlijk is een transactie het gevolg van een beslissing/gebeurtenis die gevolgen heeft op financieel gebied voor de onderneming. Elke transactie heeft een reden, een datum en een omvang. Elke transactie heeft een bestedingskant. Het geld is namelijk ergens voor gebruikt, of bij iemand anders terecht gekomen. Ook heeft elke transactie een herkomstkant. Het geld komt namelijk ergens vandaan of er is mee betaald. Daarnaast heeft elke transactie, zoals al eerder vermeld, een datum en een reden. Er is namelijk een reden geweest dat de transactie heeft plaatsgevonden. Bovendien kent een deel van de transacties een partij waarmee de transactie is aangegaan. 

Er zijn verschillende soorten transacties. Zo zijn er de kastransacties die te maken hebben met het contant kopen of verkopen van diensten en/of goederen. Maar er zijn ook geldtransacties die te maken hebben met het uitgeven of krijgen van geld. Goederentransacties draaien om het leveren of geleverd krijgen van goederen. Ditzelfde geldt voor dienstentransacties: deze draaien om diensten die geleverd zijn aan een ander bedrijf of geleverd worden aan uw bedrijf. Administratieve transacties zijn transacties die te maken hebben met het herschikken van herwaarderingen en/of vastleggingen. 

Al deze transacties hebben dus te maken met journaalposten. Elke transactie heeft eigen kenmerken en elke transactie kan aan de hand van journaalposten worden toegekend aan de grootboekrekening.

Het vastleggen van financiële feiten volgens een vast systeem heeft als doelen om inzicht te verkrijgen in de financiën en het kunnen verklaren waarom het financiële beleid zo gevoerd is. Dit wordt de boekhouding genoemd. Iemand die de boekhouding van een persoon, bedrijf of instelling bijhoudt, wordt een boekhouder genoemd. De boekhouding wordt opgesteld in een grootboek en dat grootboek wordt vervolgens gebruikt om een jaarrekening op te stellen. In het grootboek vindt u rekeningen terug waarop u kunt zien wat de waardeveranderingen zijn geweest. Op basis van het grootboek, worden de jaarstukken gemaakt. Deze bestaan uit een jaarrekening en een jaarverslag. 

De jaarrekening laat een balans zien en een winst- en verliesrekening. Hierbij is ook een toelichting gegeven. Het jaarverslag is de toelichting in tekst bij de jaarrekening en ook kunnen hier eventuele verwachtingen voor het komende jaar of de komende jaren worden weergegeven. De boekhouding wordt vaak bijgehouden op een computer in een speciaal daarvoor bestemd boekhoudprogramma. 

De jaarrekeningen die zijn opgesteld worden ook gecontroleerd. Dit wordt gedaan door een registeraccountant of door een accountant-administratieconsulent. Een term die vaak gehoord is omtrent boekhouding is accounting. Dit omvat de boekhouding, de administratie van debiteuren en crediteuren en de jaarverslaggeving. Binnen een organisatie is het hoofd financiële zaken (ook wel accountingmanager of financieel manager genoemd) verantwoordelijk voor de accounting van de betreffende organisatie. 

Er zijn twee boekhoudstelsels: het kameralistische stelsel en het commerciële stelsel. Beiden worden hieronder kort toegelicht. 

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het kameralistische stelsel dan worden alle ontvangsten en uitgaven vastgelegd. Ontvangsten worden vastgelegd op het moment dat het is ontvangen en de uitgaven worden vastgelegd op het moment dat het is uitgegeven. Het nadeel van deze manier van boekhouden is dat het slecht te controleren is. Een ander nadeel hiervan is dat de jaarrekening pas kan worden opgesteld als alle ontvangsten en uitgaven gedaan zijn. 

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van het commerciële stelsel, dan is de boekhouding gericht op het vaststellen van de omvang van het vermogen. Er zijn hierbij twee methodes; namelijk het enkel en het dubbel boekhouden. Bij beide methodes is het uitgangspunt dat de bezittingen en schulden geïnventariseerd worden. Uit deze inventarisatie wordt vervolgens een balans opgesteld. 

Hierbij dient een notitie te worden gemaakt dat dubbel boekhouden iets anders is dan een dubbele boekhouding. Dubbel boekhouden is een gebruikelijk boekhoudkundig systeem. Een dubbele boekhouding is dat er twee boekhoudingen worden bijgehouden. Een van deze twee boekhoudingen gaat naar de belastingdienst en de andere, waar de echte stand van zaken in staat, blijft 'geheim'.

Crediteuren zijn leveranciers (kunnen zowel personen als bedrijven zijn) aan wie een bedrijf nog geld moet betalen omdat de leverancier een bepaald goed of een bepaalde dienst heeft geleverd. Alle crediteuren staan aan de rechterkant van de balans. Een bedrijf gaat er tijdens de boekhouding namelijk van uit dat er betaald gaat worden aan de leverancier door het bedrijf.

Wat een aanrader is, is om een goede administratie van uw crediteuren bij te houden. Dit kan heel gemakkelijk in een spreadsheet (bijvoorbeeld Microsoft Excel). U zet dan bijvoorbeeld in de eerste kolom neer aan wie u moet betalen, in de tweede kolom hoeveel u moet betalen, in de derde kolom de factuurdatum, in de vierde kolom de uiterste betaaldatum en in de vijfde kolom het factuurnummer. Natuurlijk kunt u zoveel gegevens in de spreadsheet zetten als u zelf wilt. Zorg er altijd voor dat u de crediteuren op tijd betaald, want anders krijgt u te maken met extra kosten.

Het is aan te raden om de facturen elke week bij te houden. Plan bijvoorbeeld in dat u elke donderdagmiddag de spreadsheet bijwerkt en eventuele betalingen die nog gedaan moeten worden verricht. Probeer te onderhandelen met uw leveranciers om korting te krijgen wanneer u snel betaalt. Als u snel de facturen betaalt, wint u als het ware het vertrouwen van de leveranciers.

Voor elke factuur die u binnenkrijgt, is het erg belangrijk dat u deze controleert. Er sluipen nogal vaak foutjes in facturen. Controleer dus of uw die dienst of dat product heeft besteld dat staat aangegeven op de factuur en of de prijs klopt met wat is afgesproken. Bent u het niet eens met de factuur, neem dan contact op met het betreffende bedrijf. Stuurt u een brief naar het bedrijf, maak er dan een kopie van. Belt u het bedrijf op, noteer dan op een papier met wie u gesproken heeft, wanneer en hoe laat en wat er gezegd is.

Hoe beter uw bedrijf gaat lopen, hoe lastiger het kan worden om zelf de crediteurenadministratie bij te houden. Het is verstandig om bij een groeiende omzet en groeiende kosten te zorgen voor goede software en eventueel een boekhouder die de administratie voor u gaat bijhouden. U kunt uw tijd dan besteden aan andere zaken.

Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat de crediteurenadministratie van uw bedrijf goed verloopt en dat u enkel de facturen betaald die echt kloppen.

Welkom op BoekhoudingWiki.nl

Uw gids in de wereld die Boekhouding heet.